Student Office Assistant/Assistant(e) administratif(ve) étudiant(e) - CD - Law310

TITLE: Student Office Assistant/Assistant(e) administratif(ve) tudiant(e) - CD - Law310

Position Summary

The Faculty of Law is seeking a highly organized, technology-savvy McGill student to support the implementation and adoption of two new examination platforms, Ans and Schoolyear, which will be used for the first time within the Faculty.

Working closely with the Student Affairs Office, the Exam Systems Documentation & Training Assistant will familiarize themselves with both platforms and help develop the documentation, training materials, and support resources required for successful implementation. The successful candidate will play an important role in helping students, instructors, invigilators, and administrative staff navigate new examination processes and technology.

This position is ideal for a student with strong technical aptitude, excellent written communication skills, and an interest in user support, instructional design, documentation development, or technology onboarding.

Key Responsibilities

Software Learning and Testing

• Develop a strong working knowledge of the Ans and Schoolyear platforms
• Test platform functionality from the end-user perspective
• Participate in user acceptance testing and quality assurance activities
• Identify and document issues, challenges, and user experience concerns
• Assist in developing recommendations to improve user processes and workflows

Documentation and Resource Development

• Adapt vendor-provided resources for use within the Faculty of Law context
• Develop and maintain clear, user-friendly documentation for various stakeholder groups
• Create:
• Student user guides
• Faculty user guides
• Administrative procedures manuals
• Troubleshooting resources
• Frequently Asked Questions (FAQ) materials
• Exam support workflow documentation
• Knowledge base content
• Produce annotated screenshots, reference sheets, and other support materials

Training and Implementation Support

• Support the development of onboarding and training materials for students, instructors, invigilators, and administrative staff
• Create presentation materials and instructional resources to support training sessions delivered by Student Affairs staff
• Assist in the development of short instructional videos and visual learning resources
• Support implementation planning activities related to the rollout of the platforms

User Support

• Assist with responding to user questions related to Ans and Schoolyear
• Provide support during examination periods as required
• Help triage and document technical issues experienced by users
• Assist with maintaining consistent support documentation and procedures

Desired Characteristics

The ideal candidate:

• Enjoys learning new software and systems
• Can quickly identify what users need to know to be successful
• Is skilled at translating complex information into clear instructions
• Has strong problem-solving abilities
• Enjoys improving processes and user experiences
• Is comfortable working with a variety of stakeholders, including students, faculty members, and administrative staff

Deliverables

By the end of the appointment, the successful candidate may contribute to the development of:

• Student-facing user guides
• Faculty-facing user guides
• Invigilator support materials
• Administrative procedures and troubleshooting guides
• Training slide decks
• Instructional videos
• FAQ repository
• Exam support workflow maps
• Internal knowledge base resources

Hours per week

Approximately 15-20 hours per week on average; higher workload anticipated during the initial onboarding and implementation period (approximately 20-25 hours per week during the first 2-3 months).

Required

• Current non-Law McGill University student (undergraduate, master's, or doctoral)
• Strong technological aptitude and ability to learn new software systems quickly
• Excellent written and verbal communication skills in English
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to communicate technical information clearly to non-technical audiences
• Experience creating professional documents, guides, or instructional materials
• Ability to work independently and manage competing priorities in a largely remote environment
• Demonstrated proficiency with Microsoft 365 applications (Word, PowerPoint, Excel, Teams)

Assets

• Experience using Ans or similar digital examination software
• Experience supporting the implementation or adoption of new technologies, systems, or processes
• Experience creating user guides, tutorials, training materials, or knowledge base documentation
• Experience producing instructional videos or visual learning resources
• Familiarity with myCourses or other learning management systems
• Knowledge of instructional design principles
• Knowledge of accessibility, inclusive design, or universal design principles
• Strong written and verbal communication skills in French

Application Process

Applicants should submit:

• A r sum
• A brief cover letter outlining their interest in the position and relevant experience
• Responses (maximum 300 words each) to the following three (3) questions:
• Question 1: Describe a software platform, application, or digital tool that you learned independently. How did you become proficient, and what strategies did you use?
• Question 2: Describe a time when you helped others learn a new process, software tool, or system.
• Question 3: Describe any experience you have creating written guides, tutorials, training materials, instructional resources, or documentation intended for end users.

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Sommaire du poste

LaFacult de droit est la recherche d un(e) tudiant(e) de McGill tr s organis (e) et l aise avec les technologies afin de soutenir la mise en uvre et l adoption de deux nouvelles plateformes d examen, Ans et Schoolyear, qui seront utilis es pour la premi re fois au sein de la Facult .

En troite collaboration avec le Bureau des affaires tudiantes, l assistant(e) la documentation et la formation sur les syst mes d examens se familiarisera avec les deux plateformes et contribuera l laboration de la documentation, du mat riel de formation et des ressources de soutien n cessaires leur mise en uvre r ussie. La personne retenue jouera un r le important afin d aider les tudiants, les enseignants, les surveillants et le personnel administratif se familiariser avec les nouveaux processus et outils technologiques li s aux examens.

Ce poste convient particuli rement un(e) tudiant(e) ayant de solides aptitudes techniques, d excellentes comp tences en communication crite et un int r t pour le soutien aux utilisateurs, la conception p dagogique, la cr ation de documentation ou l int gration de nouvelles technologies.

Principales responsabilit s

Apprentissage et mise l essai des logiciels

• Acqu rir une solide connaissance pratique des plateformes Ans et Schoolyear.
• Tester les fonctionnalit s des plateformes du point de vue de l utilisateur final.
• Participer aux activit s de tests d acceptation par les utilisateurs et d assurance qualit .
• Cerner et documenter les probl mes, les difficult s et les pr occupations li es l exp rience utilisateur.
• Contribuer l laboration de recommandations visant am liorer les processus et les flux de travail des utilisateurs.

laboration de documentation et de ressources

• Adapter les ressources fournies par les fournisseurs afin de les int grer au contexte de la Facult de droit.
• laborer et maintenir une documentation claire et conviviale destin e aux diff rents groupes d utilisateurs.
• Cr er notamment :
• des guides destin s aux tudiants;
• des guides destin s aux enseignants;
• des manuels de proc dures administratives;
• des ressources de d pannage;
• des foires aux questions (FAQ);
• de la documentation sur les flux de travail li s au soutien aux examens;
• du contenu pour une base de connaissances.
• Produire des captures d cran annot es, des fiches de r f rence et d autres outils de soutien.

Soutien la formation et la mise en uvre

• Contribuer l laboration de mat riel d int gration et de formation destin aux tudiants, aux enseignants, aux surveillants et au personnel administratif.
• Cr er des pr sentations et des ressources p dagogiques pour soutenir les s ances de formation donn es par le personnel des Affaires tudiantes.
• Contribuer la cr ation de courtes vid os p dagogiques et de ressources d apprentissage visuelles.
• Participer aux activit s de planification li es au d ploiement des plateformes.

Soutien aux utilisateurs

• Contribuer r pondre aux questions des utilisateurs concernant Ans et Schoolyear.
• Fournir du soutien pendant les p riodes d examens, au besoin.
• Contribuer au triage et la documentation des probl mes techniques rencontr s par les utilisateurs.
• Participer au maintien d une documentation et de proc dures de soutien coh rentes.

Qualit s recherch es

La personne id ale :

• aime apprendre de nouveaux logiciels et syst mes;
• sait rapidement d terminer ce que les utilisateurs doivent savoir pour r ussir;
• sait transformer des informations complexes en instructions claires;
• poss de de solides aptitudes en r solution de probl mes;
• aime am liorer les processus et l exp rience utilisateur;
• est l aise de travailler avec diff rents intervenants, notamment des tudiants, des membres du corps professoral et du personnel administratif.

Livrables

Au terme de son mandat, la personne retenue pourrait contribuer l laboration des l ments suivants :

• guides destin s aux tudiants;
• guides destin s aux enseignants;
• mat riel de soutien pour les surveillants;
• guides de proc dures administratives et de d pannage;
• pr sentations de formation;
• vid os p dagogiques;
• r pertoire de questions fr quemment pos es (FAQ);
• sch mas des flux de travail li s au soutien aux examens;
• ressources internes pour la base de connaissances.

Heures par semaine :

Environ 15 20 heures par semaine en moyenne; une charge de travail plus lev e est pr vue pendant la p riode initiale d int gration et de mise en uvre (environ 20 25 heures par semaine au cours des 2 3 premiers mois).

Exigences

• ** tre actuellement tudiant(e) McGill dans un programme autre que le droit** (premier cycle, ma trise ou doctorat).
• Poss der de solides aptitudes technologiques et tre capable d apprendre rapidement de nouveaux logiciels et syst mes.
• Poss der d excellentes comp tences en communication orale et crite en anglais.
• Poss der de solides comp tences organisationnelles et une grande attention aux d tails.
• tre capable de communiquer clairement des informations techniques des personnes non sp cialis es en technologie.
• Poss der de l exp rience dans la cr ation de documents professionnels, de guides ou de mat riel p dagogique.
• tre capable de travailler de fa on autonome et de g rer plusieurs priorit s dans un environnement principalement distance.
• D montrer une bonne ma trise des applications Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel, Teams).

Atouts

• Exp rience avec Ans ou un logiciel d examen num rique similaire.
• Exp rience dans le soutien la mise en uvre ou l adoption de nouvelles technologies, de nouveaux syst mes ou de nouveaux processus.
• Exp rience dans la cr ation de guides d utilisation, de tutoriels, de mat riel de formation ou de documentation pour une base de connaissances.
• Exp rience dans la production de vid os p dagogiques ou de ressources d apprentissage visuelles.
• Connaissance de myCourses ou d autres syst mes de gestion de l apprentissage.
• Connaissance des principes de conception p dagogique.
• Connaissance des principes d accessibilit , de conception inclusive ou de conception universelle.
• Excellentes comp tences en communication orale et crite en fran ais.

Application Process

Les candidats doivent soumettre :

• Un curriculum vit ;
• Une br ve lettre de pr sentation expliquant leur int r t pour le poste et leur exp rience pertinente;
• Des r ponses (maximum de 300 mots chacune) aux trois (3) questions suivantes :
• Question 1 D crivez une plateforme logicielle, une application ou un outil num rique que vous avez appris utiliser de fa on autonome. Comment avez-vous d velopp votre ma trise de cet outil et quelles strat gies avez-vous utilis es?
• Question 2 D crivez une situation dans laquelle vous avez aid d autres personnes apprendre un nouveau processus, logiciel ou syst me.
• Question 3 D crivez toute exp rience que vous avez acquise dans la cr ation de guides crits, de tutoriels, de mat riel de formation, de ressources p dagogiques ou de documentation destin e aux utilisateurs finaux.

Minimum Education and Experience: High School Diploma 2 Years Related Experience

Hourly Salary: (AMUSE C) $25.00

Estimated Number of Work Hours per Week: 15 (Part time)

Position Start Date: 2026-10-19

Position End Date: 2027-06-30

Deadline to Apply: 2026-10-07

This position is covered by the AMUSE collective agreement.

McGill University hires on the basis of merit and is strongly committed to equity and diversity within its community. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. McGill implements an employment equity program and encourages members of designated groups to self-identify. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may contact, in confidence, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.